Ustawa z dnia 13 grudnia 2013 r. o rodzinnych ogrodach działkowych i nowy status prawny Polskiego Związku Działkowców, jako stowarzyszenia ogrodowego, spowodował zmiany dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości w PZD w tym rodzinnych ogrodach działkowych. Rachunkowość i sprawozdawczość w stowarzyszeniu ogrodowym, które z mocy ustawy o rod jest podmiotem nie prowadzącym działalności gospodarczej – cechuje się szczególną specyfiką. Stowarzyszenie ogrodowe jako osoba prawna ma obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości.
Aby finanse ROD były prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości, ROD musi prowadzić księgi rachunkowe, których zapisy obejmują wszystkie wpływy i wydatki w ROD. Jeśli zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, wówczas zarządy ROD mają przejrzysty obraz działalności i finansów w swoich Ogrodach.
Księgowość każdej jednostki Polskiego Związku Działkowców, to księgowość pełna, czyli prowadzona za pomocą księgi głównej, według uchwalonego przez Krajową Radę planu kont.
Księgowość Rodzinnych Ogrodów Działkowych można prowadzić „ręcznie” za pomocą odpowiednich dzienników i kartotek, jednakże jest to bardzo pracochłonne. W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę zarządy ROD na bieżąco dysponują informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych działkowców. Dlatego najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest posługiwanie się odpowiednim programem finansowo-księgowym.
To jeszcze nie koniec obowiązków, ponieważ każdy Zarząd ROD musi w pewnych okresach czasu złożyć wyłącznie drogą elektroniczną deklaracje do Urzędu Skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, opatrzone podpisem elektronicznym, a także przygotować poprawnie wypełnione dokumenty na Walne Zebranie działkowców.
Jak z tymi obowiązkami poradziły sobie zarządy ROD w Okręgu Sudeckim, które zleciły prowadzenie księgowości osobom fizycznym – księgowym, lub firmom zajmującym się obsługą finansową? Otóż w wyniku przeprowadzonych kontroli w ROD przez Okręgową Komisję Rewizyjną większość ROD przeniosła prowadzenie księgowości do Ośrodka Finansowo – Księgowego przy OZ Sudeckim.
Aktualnie Ośrodek prowadzi na bieżąco obsługę 85 ROD. Większość z pozostałych ROD prowadzących dotychczas księgowość we własnym zakresie deklaruje przeniesienie jej do Ośrodka Finansowo Księgowego od 2016 r.
Ośrodek ma wprawdzie dużo, a czasami nawał pracy, ponieważ księgowaniem zajmują się dwie osoby, to jednak korzyści dla ROD są znaczące. Po pierwsze: zarządy ROD mają pełną i bieżącą informację o stanie swoich finansów, co chroni je przed niekontrolowanymi wydatkami, a po drugie – obsługa ta jest tańsza, niż zlecona innym podmiotom.
Karolina Dobrosielska
Okręg Sudecki